قسم الشئون الادارية

• تلقي المراسلات والمذكرات الواردة وتصنيف المكتبات والرسائل الصادرة من شئون الخدمات وقيد كل منها في السجل الخاص بذلك.

• إحالة الوارد من الرسائل والمذكرات بعد تسجيلها الى الجهة المكلفة بالاجراء.

• حفظ الوثائق في الملفات المخصصة لها طبقاً للتصنيف المقرر.

• تسجيل ما يحال من الادارات والمكاتب من موضوعات حسب التأشيرة ومتابعتها وحصر المتأخر منها وتقديم التقارير الدورية بذلك.

• دراسة وتقييم نظام المحفوظات والحفظ والاحالة لمراسلات ووثائق الامانة واقتراح افضل السبل لتطويرها بما في ذلك استخدام الميكنة ووسائل الحفظ والاسترجاع المتطورة.

• توفير احتياجات الامانة من العاملين في مختلف التخصصات واعداد المقتراحات الخاصة بتعديل الملاك وترتيب وتصنيف الوظائف سنوياً.

• حفظ الملفات الشخصية للعاملين بالامانة واعداد وحفظ سجلات الملاك الوظيفي والاقدمية واوصاف الوظائف وبطاقات الحياة ومراعاة تحديثها لتكون مطابقة للواقع بصفة متجددة.

• المشاركة في اجتماعات لجنة شئون العاملين ومجلس التأديب بالامانة واتخاذ الاجراءات اللازمة لتنفيذ ما يصدر عنها من قرارات.

• تنظيم ومراقبة حضور وانصراف العاملين واعداد جداول المناوبة اليومية والاشراف على العمل بها ومتابعتها واتخاذ مايلزم بشأنها.

• ماتكلف به من اعمال.
   

قسم الشئون المالية

• اعداد تقرير ميزانية الامانة وتنفيذها بعد اعتمادها ومسك السجلات الازمة لذلك

• مراقبة تنفيذ بنود الميزانية واعداد الحساب الختامي

• اعداد قسائم المرتبات والمستحقات الاخرى

• توفير احتياجات الامانة وتزويد المخازن باالاصناف اللازمة في حدود الاعتمادات المقررة بالميزانية ومسك الدفاتر المتعلقة بذلك

• متابعة الحسابات بالمصارف

• القيام باعمال الدفع والقبض

• التنفيد المالي للمهمات الرسمية وتسويتها

• الاشراف علي الخزائن والعهد المؤقتة والدائمة

• اجراء الجرد الدفتري والفعلي

• الاشراف علي المخازن الرئيسية والفرعية ودورتها المستندية والتوريد اليها والصرف منها وخاصة بطاقات الصنف والسجلات المخزنية
   

• الاشراف علي شئون اسكان واقامة العاملين باالامانة وكذلك الاشراف على اعمال الصيانة والنظافة بالتنسيق مع الجهات المختصة

• تنظيم حركة السيارات التابعة للامانة ومراقبة استعمالها وصيانتها وتوفير مستلزماتها

• القيام باعمال الطباعة

• استقبال الضيوف الوطنيين وتنظيم مقابلاتهم وانجاز اجراءاتهم

• القيام باعمال العلاقات العامة لموظفي الامانة

• العمل علي توثيق علاقات العاملين بعضهم ببعض والتعرف على مشاكلهم والعمل على معالجتها وتقديم الخدمات اللازمة لهم

• تنظيم الانشطة الاجتماعية والثقافية والرياضية للعاملين واعدد البرامج التي تساعد على المشاركة في هدة المناشط
  
   

                                                                                                                          رجوع ...